(趣旨)

第1条　この規程は、法令その他別に定めがあるものを除くほか、稲沢市の行政情報の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に定める用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(行政情報取扱いの原則)

第3条　行政情報は、全て正確かつ迅速に取扱い、常に整理して、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(課等の長の職務)

第4条　課等の長は、常にその課における行政情報が円滑適正に処理されるよう努めなければならない。

(行政情報取扱主任)

第5条　課等の長の行政情報取扱事務を補佐するため、課等に行政情報取扱主任を置く。

(必要な帳票等)

第6条　総務部総務課(以下「総務課」という。)に次に掲げる帳票等を備えるものとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、課等ごとに文書記号及び文書番号をつけ、文書管理システム(文書管理システムを使用することができない課等にあつては文書整理簿)により処理しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第8条　条例等の記号及び番号は、次の各号に定めるところによらなければならない。

(議案等の番号)

第8条の2　議会の議決を求める議案、同意案及び報告事項の文書番号は、総務課に備える議案番号簿によるものとする。

(文書の情報公開)

第9条　文書には、行政情報の公開の可否、理由、その根拠等を表示するための欄(以下「行政情報公開欄」という。)を設けなければならない。ただし、行政情報公開欄を設けることができない場合は、行政情報公開区分の内訳表(様式第11)を添付しなければならない。

(文書の収受)

第10条　行政情報取扱主任は、文書を収受したときは、速やかに処理し、文書の余白部分に収受日付印(様式第12)を押印し、番号、分類記号、保存期間及び公開条例に定める行政情報の公開の可否を記入し、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、文書管理システムを使用することができない課等については、文書整理簿に所要事項を記載するものとする。

(通信回線の利用による収受)

第10条の2　行政情報取扱主任は、通信回線を利用した電磁的記録を受信したときは、速やかに文書管理システム内において収受し、又は紙に出力するとともに余白部分に収受日付印を押印し、番号、分類記号、保存期間及び公開条例に定める行政情報の公開の可否を記入し、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、文書管理システムを使用することができない課等については、文書整理簿に所要事項を記載するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第10条の3　行政情報取扱主任は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(他課への文書の配付)

第11条　他課に属するものと認められる文書を収受したときは、直ちに当該文書を主務課へ配付しなければならない。ただし、配付先が不明な文書は、総務課に回付するものとする。

(文書の閲覧)

第12条　行政情報取扱主任は、第10条及び第10条の2に定める手続後、稲沢市決裁規程(昭和45年稲沢市訓令第4号。以下「決裁規程」という。)に定める決裁区分により閲覧に供さなければならない。ただし、軽易な文書は閲覧を省略し、意思決定を要するもので急施を要する文書は、収受文書を添付した回議書による決裁をもつて閲覧とすることができる。

(文書の起案)

第13条　全て事案の処理は、文書によるものとする。

(起案理由及び関係書類)

第14条　回議書には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易なものにあつては、これを省略することができる。

(特別取扱いの表示)

第15条　起案者は、回議用紙を用いて起案し、かつ、発送を要する場合は、必要に応じて、「親展」「書留」「配達証明」「小包」「はがき」等及び公印の押印を省略する旨を施行上の特別取扱欄に明記して回議しなければならない。

(決裁区分)

第16条　回議書には、決裁規程に定める決裁区分により次の区分のいずれかを選択するものとする。

(決裁)

第17条　回議書は、その事案に関係のある課員に回議する。ただし、回議書の内容について異議のあるものは、起案者に協議し、協議が整わないときは、異議の要旨を添付して回議しなければならない。

(浄書)

第18条　文書の浄書は、主務課において行うものとする。

(文書の発信者名等)

第19条　文書の発信者名は、原則として市長名とする。ただし、庁内文書その他軽易な文書については、副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。

(公印の押印)

第20条　事案を文書によつて施行する場合は、稲沢市公印規程(昭和45年稲沢市訓令第3号)の定めるところにより、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第20条の2　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の送信については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

(発送)

第21条　行政情報取扱主任は、郵送により文書を発送しようとするときは、郵便発送簿に所要事項を記載して総務課へ送付しなければならない。この場合において、郵送する文書が大量のものであるときは、あらかじめ総務課に申し出なければならない。

(料金後納郵便等)

第21条の2　総務課長は、郵送により文書を発送しようとする場合において、料金計器別納によるときは郵便料金表示額記録簿に、料金後納によるときは料金後納郵便物差出票に記載しなければならない。

(電子メール等による発信)

第21条の3　行政情報取扱主任は、第21条に規定する郵送により文書を発送しようとする場合のほか、第20条第1項各号に規定する文書に限り電子メール又は文書管理システムによる発信をすることができる。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第21条の4　総合行政ネットワーク文書の送信請求を行う者は、行政情報取扱主任に送信を行うべき総合行政ネットワーク文書に係る原議を提出しなければならない。

(文書整理の原則)

第22条　課等の長は、文書を常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にするとともに重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(文書の整理区分及び保管単位)

第23条　課等の長は、文書の全て完結した文書(以下「完結文書」という。)と未処理の文書(以下「未処理文書」という。)に区分して整理するとともに、第24条及び第25条に定める方法により整理し、保管しなければならない。

(保管方法)

第24条　課等の長は、文書をバーチカル・ファイリング又はオープン・ファイリングの方法で保管しなければならない。ただし、これらの方法による保管が不適当なものについては、当該文書に適した保管方法を用いるものとする。

(未処理文書の保管)

第25条　課等の長は、未処理文書を懸案フォルダーに収納して、常に処理状況がわかるように整理し、所定の場所に保管しなければならない。

(完結文書の保管)

第26条　完結文書をバーチカル・ファイリング又はオープン・ファイリングの方法により保管するときは、次の各号に定めるところによらなければならない。

(保管文書ファイル基準表兼行政情報目録)

第27条　課等の長は、バーチカル・ファイリング及びオープン・ファイリングにより保管している文書の実態を把握し、体系的に整理しなければならない。

(保管文書の取出し)

第28条　保管文書を保管庫から取り出すに当たつては、貸出カードをもつて行うものとする。

(保管文書の移替え)

第29条　保管文書の移替えは、次の各号に定めるところによらなければならない。

(保存区分及び分類)

第30条　保存文書は、その重要度に応じて、原則として保存区分を永年、10年及び5年の3種とする。

(保存期間の起算)

第31条　文書の保存期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年によるものにあつては、文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の編集)

第32条　保存する文書は、課等において、次の各号に定めるところにより整理編集しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第33条　前条の規定により編集した文書は、保存文書引継書(様式第15)を添えて速やかに総務課長に引き継がなければならない。

(文書の保存)

第34条　総務課長は、前条第1項の文書を引き継いだときは、文書の分類及び保存区分別に書庫に収蔵するものとする。

(保存文書の借覧又は閲覧)

第35条　保存文書を借覧又は閲覧しようとするときは、保存文書借覧・閲覧カード(様式第16)により、総務課長の承認を受けなければならない。

(庁外持出しの禁止)

第36条　借覧中の文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(職員以外の者の閲覧)

第37条　保存文書は、公開条例第9条の規定により、行政情報の公開請求があつたときは、職員以外の者に閲覧させ、その写しを交付することができる。ただし、公開条例第10条の規定により、公開を否と決定したものについては、この限りでない。

(保管文書の廃棄)

第38条　課等の長は、保管期間を経過した文書で、保存する必要のないものについては、保管文書ファイル基準表兼行政情報目録(簿冊用)に廃棄年月日を記入し、廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第39条　第33条の規定により総務課において引継ぎを受け保存している文書で、保存期間の満了したものについては、総務課長は保存文書引継書・検索表兼行政情報目録を添えて関係課に合議して廃棄の決定をした後、これを廃棄しなければならない。

(市史資料の引渡し)

第40条　前2条の規定により廃棄する文書で、市史資料として必要と認められるものについては、市史編さん担当課に引き渡すものとする。

(文書等の特例)

第41条　総務課長は、第6条から前条までの規定を適用することが困難又は不適当なものについて、課等の長と協議して特例を定めることができる。