(趣旨)

第1条　この規程は、稲沢市における個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条第1項に規定する保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置について定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において使用する用語の意義は、個人情報保護法において使用する用語の例による。

(総括保護管理者)

第3条　市に総括保護管理者を置くこととし、副市長をもつて充てる。

(保護管理者)

第4条　保有個人情報を取り扱う課等に保護管理者を置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもつて充てる。

(情報システム管理者)

第5条　市に情報システム管理者を置くこととし、総合政策部デジタル推進課長をもつて充てる。

(保護担当者)

第6条　保有個人情報を取り扱う課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を置く。

(監査責任者)

第7条　市に監査責任者を置くこととし、総務部長をもつて充てる。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第8条　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を置くものとする。

第9条　総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

第10条　職員は、個人情報保護法の趣旨にのつとり、関連する法令等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容(特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及び程度等をいう。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報にアクセスする(紙等に記録されている保有個人情報に接する行為を含む。)権限(以下「アクセス権限」という。)を有する事務取扱担当者の範囲と権限の内容を、当該担当者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定しなければならない。

(複製等の制限)

第12条　事務取扱担当者は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であつても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第13条　事務取扱担当者は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い訂正等を行うものとする。

(媒体の管理)

第14条　事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、保護管理者が必要と認めるときは、鍵付き保管庫への保管、施錠等を行うものとする。

(誤送付等の防止)

第15条　事務取扱担当者は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又は市ホームページ等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第16条　事務取扱担当者は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。以下この条において同じ。)が不要となつた場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(取扱状況の記録)

第17条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、保有個人情報の取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管並びに廃棄等の取扱いの状況について記録するものとする。

(外的環境の把握)

第18条　保護管理者は、保有個人情報が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においては、クラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国を含む。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(アクセス制御)

第19条　保護管理者は、保有個人情報(電子情報システムで取り扱うものに限る。第31条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第20条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第21条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、保有個人情報を取り扱う電子情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第22条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う電子情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第23条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(電子情報システムにおける保有個人情報の処理)

第24条　事務取扱担当者は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となつた情報を速やかに消去するものとする。

(暗号化)

第25条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第26条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の電子情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第27条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第28条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要に応じ端末の固定等の措置を講ずるものとする。

(端末の外部持出し等)

第29条　職員は、保護管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第30条　職員は、端末の使用に当たつては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて電子情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第31条　事務取扱担当者は、電子情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第32条　保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)

第33条　保護管理者は、個人情報を取り扱い、又は電子情報システムを構築し、若しくは利用するに当たつては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。

(保有個人情報の提供)

第34条　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき市の機関(稲沢市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年稲沢市条例第31号)第2条第1項に規定する市の機関をいう。以下この条において同じ。)以外の者に保有個人情報を提供する場合には、同法第70条の規定に基づき、原則として提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。

(保有個人情報の取扱いに係る業務の委託)

第35条　保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。

(漏えい等による被害発生リスクの低減)

第36条　保護管理者は、保有個人情報を提供し、又は保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等の内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第37条　保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。

(法に基づく報告及び通知)

第38条　保護管理者は、漏えい等が生じた場合であつて個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条に定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。

(公表等)

第39条　保護管理者は、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であつても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第40条　監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、第3条から前条までに規定する措置の状況を含む保有個人情報の管理の状況について、定期及び必要に応じて随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第41条　保護管理者は、課等における保有個人情報が記録されている媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第42条　総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

第43条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。