○稲沢市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成11年4月3日
施行
(趣旨)
第1条 この要綱は、戸籍データ保護の適正な管理運営を確保するため、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム 電子計算機により現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ、プログラム、ドキュメント等について的確な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民福祉部市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、定期的に磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
3 保護管理者は、点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理を行うため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民福祉部市民課の稲沢市電子計算機処理の管理運用に関する規程(平成15年稲沢市訓令第6号)に規定する電子計算機処理取扱主任者をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの変更、漏洩、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電子計算機処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。
4 データは、施錠できる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理を行うこと。
(2) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保すること。
(2) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍関連事務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、データの保護のため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を適正に管理しなければならない。
(研修の実施)
第15条 保護管理者は、データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の研修、訓練計画を策定し、実施しなければならない。
(会議)
第16条 データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民福祉部市民課において処理する。
(補則)
第17条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、稲沢市電子計算機処理の管理運用に関する規程による。
付則
この要綱は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2の規定による法務大臣の指定を受けた日から施行する。
付則
この要綱は、平成15年9月22日から施行する。
付則
この要綱は、平成30年4月1日から施行する。